Чтобы не терять клиентские оплаты, заведите одну карточку заказа с общей суммой и записывайте каждый платёж отдельно. Тогда по заказу будут видны три числа: стоимость, сколько уже поступило и сколько осталось получить. Остаток не следует считать просрочкой, пока не наступил согласованный срок оплаты.
Такой учёт нужен не только большим компаниям. У фотографа, консультанта или дизайнера одновременно могут быть несколько заказов, по каждому — аванс, промежуточная оплата и доплата. Банковская история показывает переводы, но не всегда объясняет их связь с работой.
Какие поля нужны в реестре
Для заказа сохраните клиента, название работы, общую сумму и условия платежей. Для каждого поступления — дату, сумму, способ оплаты и пояснение, если без него назначение непонятно.
Срок следующего платежа держите рядом с реестром или в своей системе задач. Если в используемом приложении нет подходящего поля или напоминания, не рассчитывайте на него: назначение финансового учёта и календаря может различаться.
Важно различать дату перевода, дату записи и срок, к которому клиент должен заплатить. При сверке ориентируйтесь на согласованные правила, иначе поступление в конце месяца может попасть в два периода.
Как выглядит оплата частями
Допустим, стоимость работы — 48 000 рублей. Клиент вносит три платежа: 16 000 перед началом, 12 000 после первого этапа и 20 000 после завершения. Это один заказ, а не три продажи.
| Событие | Поступило этим платежом | Получено всего | Осталось получить |
|---|---|---|---|
| Заказ согласован | 0 ₽ | 0 ₽ | 48 000 ₽ |
| Получена предоплата | 16 000 ₽ | 16 000 ₽ | 32 000 ₽ |
| Оплачен первый этап | 12 000 ₽ | 28 000 ₽ | 20 000 ₽ |
| Получена доплата | 20 000 ₽ | 48 000 ₽ | 0 ₽ |
Формула простая: остаток к оплате равен согласованной стоимости минус учтённые поступления по этому заказу. При изменении стоимости или возврате сначала скорректируйте исходные данные и сохраните причину изменения.
Все суммы в примере условные. Таблица описывает движение денег, а не порядок признания выручки или расчёта налогов.
Схема учёта: Заказ 48 тысяч: платежи 16, 12 и 20 тысяч постепенно уменьшают остаток до нуля. Открыть схему крупнее.
Что делать с предоплатой
После получения аванса запишите его как фактическое поступление и привяжите к нужному заказу. Не отмечайте весь заказ оплаченным, если поступила только часть суммы.
Также не считайте всю предоплату деньгами для личных трат. Работа ещё может потребовать оплаты материалов, сервисов и исполнителей. Денежный остаток и свободная сумма для других решений зависят от этих обязательств.
Если у одного клиента несколько работ, название клиента не заменяет связь с заказом. В комментарии полезно указать этап или краткое назначение: «аванс за презентацию», «доплата за съёмку». Это облегчает сверку, когда суммы совпадают.
Когда появляется долг и что проверять
Неполная оплата ещё не означает, что клиент нарушил договорённость. Возможно, остаток положен после сдачи результата. Поэтому список «ещё получить» полезно разделять на платежи с наступившим сроком и будущие.
Перед напоминанием клиенту проверьте реестр, банковскую историю и условия заказа. Иногда деньги пришли с другого имени или назначение платежа оказалось сокращённым. Внутренний реестр помогает найти вопрос, но сам по себе не доказывает юридическую задолженность.
Как учитывать оплаты в «Много денег»
В продукте есть клиенты, сделки и отдельные поступления. Оплату можно описать сообщением в Telegram, проверить предложенную карточку и подтвердить запись. После привязки платежа важно убедиться, что он относится к нужной работе.
При импорте банковской выписки приложение предлагает сопоставления. Не подтверждайте их автоматически только из-за совпадения клиента: проверьте сумму, назначение и оставшуюся оплату по заказу. Как подготовить банковский файл.
Для начала можно использовать и табличный реестр оплат. В нём предусмотрены стоимость заказа, полученные платежи, остаток и отдельный журнал поступлений.
Четыре ошибки в учёте
Первая — создать новый заказ на каждую доплату: общий объём работ окажется завышен. Вторая — заменить историю платежей одним числом «получено», потеряв даты. Третья — принять стоимость договора за деньги на счёте. Четвёртая — заново импортировать уже записанный платёж без проверки.
Чтобы не запутаться, выберите правило: какой источник добавляет новые платежи и как вы сверяете его с другим. Если часть оплат введена сообщениями, при загрузке выписки сопоставляйте эти записи, а не подтверждайте все строки подряд.
Можно ли вести клиентов в одной общей таблице?
Да. Используйте уникальное обозначение заказа и привязывайте к нему поступления. У одного клиента может быть несколько заказов.
Что делать, если клиент переплатил?
Проверьте стоимость, все платежи и назначение перевода. Возможно, сумма относится к следующей работе. Не скрывайте разницу случайным изменением стоимости.
Почему все оплаты пришли, а заработок меньше стоимости заказов?
Из поступлений ещё оплачиваются затраты и работа других исполнителей. Отдельный пример — в статье как считать деньги с выплатами команде.
Попробовать «Много денег» на 30 дней удобно на одном текущем заказе: запишите стоимость, предоплату и проверьте оставшуюся сумму.
