Экран приложения «Много денег»: сделки по направлениям и клиентам.

В организации мероприятий деньги почти никогда не приходят одной суммой. Аванс, доплата, иногда доплата за дополнительные услуги в последний момент — и в этом легко потерять, сколько реально останется после подрядчиков.

Почему именно в мероприятиях легко запутаться

У свадебного или корпоративного агентства редко бывает фиксированная цена — смета складывается из декоратора, кейтеринга, диджея, фотографа и аренды площадки. Каждый из них — отдельная договорённость, отдельная оплата, часто с разным сроком.

Стол организатора мероприятия: схема рассадки, образцы ткани и декора, а рядом отдельные конверты для каждого подрядчика.

Если держать это в голове или в переписке, легко забыть:

  • Кто из подрядчиков уже получил деньги, а кому ещё должны.
  • Сколько из общей суммы сделки реально принадлежит агентству, а сколько — проходящие через него деньги подрядчиков.
  • Пришла ли доплата вовремя, чтобы расплатиться с площадкой до мероприятия, а не после.

Пример: банкет на 80 гостей

Сделка на 245 000 ₽. Из них фотографу — фикс 25 000 ₽, диджею — 15 000 ₽, декоратору — процент от сметы. Если считать всё одной суммой «пришло 245 000 ₽», легко решить, что проект выгоднее, чем он есть на самом деле — реальный заработок агентства намного меньше после всех выплат.

Предоплата — это не согласие на всю сумму

Клиент вносит предоплату, бронируя дату — остальное обычно ближе к мероприятию или по факту. Если не фиксировать ожидаемую дату доплаты отдельно, легко упустить момент, когда её пора напомнить попросить, а деньги на подрядчиков уже нужны раньше, чем придёт остаток.

Мистер Р в украшенном банкетном зале перед мероприятием отмечает лентой на настенном календаре день, когда ждёт доплату от клиента.

Предоплата по правилам 54-ФЗ требует отдельного чека в момент получения — и ещё одного при зачёте оставшейся суммы. Это не про внутренний учёт, а обязательное требование, если работаешь официально.

Что в итоге нужно видеть по каждому мероприятию

  1. Сумма сделки целиком — аванс и доплата, с датами.
  2. Сколько из суммы уходит каждому подрядчику — фикс или процент, выплачено или ещё должны.
  3. Что реально остаётся агентству после всех расчётов.

В «Много денег» сделка вносится одной записью, подрядчики привязываются с их ставкой, а остаток после всех выплат виден сразу — без отдельной таблицы под каждое мероприятие.

Можно вести несколько типов мероприятий в одном аккаунте?

Да, направления настраиваются под себя — свадьбы отдельно, корпоративы отдельно, с любым количеством.

А если подрядчик разовый, не на постоянной основе?

Исполнителя можно добавить один раз и не привязывать к будущим сделкам — ставка задаётся гибко под конкретный проект.